Checklist do orçamento de brindes: o que perguntar ao cliente antes de cotar

O pedido de orçamento quase sempre chega incompleto: “preciso de 200 canecas com o logo, quanto fica?”. Responder rápido é importante, mas responder sem as informações certas costuma sair caro. O preço muda quando a cor não tem estoque, a gravação vira duas cores, o prazo não fecha ou o frete era para três cidades.

A solução não é fazer o cliente preencher um formulário enorme. É ter uma lista curta na cabeça (ou na tela) e perguntar só o que falta. Abaixo está a que funciona para a maioria dos pedidos de brindes personalizados.

1. Quem é o cliente e quem decide

• Empresa e CNPJ, se for faturado para pessoa jurídica. Isso define a nota e, às vezes, a forma de pagamento.
• Quem pediu e quem aprova. Em muitas empresas, quem pede é o RH ou o marketing e quem aprova é o financeiro. Saber disso evita mandar a proposta para a pessoa errada.
• Para que é o brinde: evento, kit de boas-vindas, fim de ano, feira. O uso ajuda a sugerir o produto certo e a entender o prazo real.

2. Produto, quantidade e cor

• Modelo exato ou, se o cliente não sabe, uma faixa de preço por unidade. Com a faixa, você sugere duas ou três opções em vez de uma.
• Quantidade. Se ainda não está definida, cote duas ou três quantidades (por exemplo, 100, 250 e 500). O preço por unidade costuma cair com a quantidade, e mostrar isso ajuda o cliente a decidir.
• Cor do produto, e se pode haver mais de uma cor no mesmo pedido.
• Estoque. Confira no fornecedor antes de enviar. Em temporada, a cor pedida pode acabar entre o orçamento e a aprovação; ter uma segunda opção parecida evita recomeçar.

3. Personalização e arte

Aqui está a maior parte das diferenças de preço e dos erros de produção.

• Técnica: serigrafia, tampografia, laser, bordado, sublimação, UV, DTF, hot stamping. Se o cliente não sabe, você indica a mais adequada ao material.
• Número de cores da logo. Em serigrafia e tampografia, cada cor costuma ser uma matriz a mais e um custo a mais.
• Posição e tamanho da gravação (frente, verso, uma ou duas posições).
• Logotipo em vetor (.ai, .eps, .pdf ou .svg). Pedir junto com a aprovação do orçamento economiza dias.
• Precisa de amostra ou prova virtual? Se precisar de amostra física, isso entra no prazo e, às vezes, no preço.

4. Prazo e entrega

• Data em que o brinde precisa estar na mão do cliente. Não a data do evento: a data de receber, conferir e distribuir.
• Endereço de entrega, horário de recebimento e se a empresa fecha para recesso.
• Um endereço ou vários? Kits enviados para várias pessoas mudam o frete e a embalagem.
• Embalagem individual, caixa, tag ou cartão? Tudo isso tem custo e tempo.

5. Condições comerciais

• Validade do orçamento. Preço de fornecedor e estoque mudam; uma validade curta protege você. Em temporada, 7 dias é mais realista que 30.
• Condições de pagamento, por exemplo: metade no pedido e metade na entrega.
• Prazo de produção contado a partir de quê: da aprovação da arte, do pagamento do sinal?
• Frete incluso ou à parte, e quem contrata.
• Impostos e nota fiscal já considerados no preço.

Como usar a lista sem parecer um interrogatório

1. Responda primeiro com o que dá. Se o cliente mandou pouca informação, envie uma faixa de preço e, na mesma mensagem, as 3 ou 4 perguntas que faltam.
2. Pergunte em blocos curtos, não em 20 mensagens.
3. Escreva as respostas no próprio orçamento: validade, condições de pagamento, prazo e observações. O que está escrito na proposta não vira discussão depois.

Onde a Zutt entra

Na Zutt, a cotação já tem os campos dessa lista: cliente, validade, condições de pagamento, prazo de entrega, produtos com cor e personalização por linha, desconto, mensagem para o cliente e notas internas que só a equipe vê.

Cotação na Zutt com dados de demonstração: validade, condições de pagamento e prazo de entrega ficam escritos na proposta.

A proposta vai para o cliente por um link, e ele aprova pelo celular. Dá para testar por 14 dias, sem cartão: zutt.com.br.

Se você prefere planilha, copie a lista acima para uma aba e use como modelo. O importante é perguntar antes de cotar.